Dostałeś ofertę od nowego kontrahenta ale nic o nim nie wiesz? Uważaj! Rozpoczęcie nowej współpracy może być ryzykowne. Zanim zaczniecie razem pracować, sprawdź czy jest wiarygodny oraz czy firma nie jest obciążona.

Jeżeli prowadzisz swój biznes to wiesz, że w tym zawodzie obowiązuje bezwzględnie zasada ograniczonego zaufania. Oczywiście, każde działanie obarczone jest ryzykiem, ale czy warto ryzykować na własne życzenie ?

Kluczem dobrego biznesu, jest minimalizacja ryzyka. Głównym działaniem powinna być weryfikacja potencjalnego kontrahenta. Warto sprawdzić wiarygodność przyszłego partnera biznesowego. Musisz mieć pewność, że Twój przyszły współpracownik jest tym, za kogo się podaje, a jego firma gwarantuje wypłacalność. Dzięki temu, możesz uniknąć wielu problemów oraz pozostać wiarygodnym. Jest wiele przykładów prowadzenia fikcyjnych spółek. W ten sposób zabezpieczysz się również przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania oszusta i ułatwisz sobie wykazanie należytej staranności w transakcji handlowej przed organami kontroli skarbowej.

Najprostszym sposobem sprawdzenia czy dana firma istnieje, jest sprawdzenie w krajowych rejestrach publicznych. Do tego wystarczy numer NIP i REGON lub w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, imię i nazwisko.

Krajowe rejestry publiczne dostępne w Polce: Krajowy Rejestr Sądowy, Baza REGON czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Dane w nich zawarte potwierdzają istnienie danej firmy. Można się z nich dowiedzieć także o reprezentacji podmiotu, czyli tego kto może w jego imieniu podpisywać najważniejsze umowy i inne zobowiązania.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG

Nie musisz znać wszystkich danych. Do wyszukiwarki wystarczy wpisać imię i nazwisko albo numer NIP czy REGON.

W CEIDG warto zwrócić uwagę na to jak długo firma działa na rynku, czy jej działalność jest stabilna lub czy ma charakter sezonowy oraz informacje o upadłości czy postępowaniu naprawczym. CEIDG prowadzi spis przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi.

W tym rejestrze znajdziemy informację na temat:

• dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON
• data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia
• status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony)
• adres
• rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
• dane kontaktowe (numer telefonu i email), jeśli nie zostały zastrzeżone
• dane pełnomocników firmy
• informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego

Jeśli szukasz danych spółki cywilnej, możesz znaleźć wspólników spółki wypełniając w wyszukiwarce CEIDG rubrykę „NIP spółki cywilnej”.

Krajowy Rejestr Sądowy – KRS

Jest ogólnopolską bazą danych o podmiotach takich, jak np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe czy spółdzielnie. Podmioty możesz wyszukiwać po numerze NIP, REGON, KRS, nazwie, miejscowości.

W wyszukiwarce KRS znajdziesz podstawowe informacje o interesującej cię firmie: adres, formę działalności, numery identyfikacyjne, datę wpisu lub wykreślenia. Zobaczysz także historię wpisu, która pokazuje najważniejsze zmiany w firmie.

Jeżeli będziesz weryfikować swojego kontrahenta na podstawie wpisu w KRS, zwróć uwagę na:

• sposób reprezentacji – zarówno prokurenta i jego uprawnienia, jaki i wspólników w spółkach osobowych/ członków zarządu w spółkach kapitałowych, żeby wiedzieć, kto może skutecznie podpisać umowę
• w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego, żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania
• informację o otwarciu likwidacji, która wskazuje to na złożenie wniosku o likwidację podmiotu, a w konsekwencji wykreślenie z KRS i zaprzestanie działalności
• informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (co do zasady raz w roku kalendarzowym spółka ma obowiązek składać takie sprawozdanie) – brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki – może to być firmant albo znikający podatnik.

Szczególnie ważne z punku widzenia weryfikacji kontrahenta jest dział 4 i następne. Znajdują się tam informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora dla spółki, otwarciu postępowania likwidacyjnego, informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.

Rejestr Gospodarki Narodowej – REGON

Informacje na temat przedsiębiorców możesz znaleźć także w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), prowadzonego przez GUS. Interesujący cię podmiot możesz znaleźć po jego numerze NIP, REGON, KRS oraz po adresie.

W REGON możesz znaleźć między innymi dane spółek cywilnych, których nie znajdziesz w CEIDG (są tam tylko dane wspólników).

Wykaz podatników VAT – Biała lista

Ważnym narzędziem weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta jest Wykaz podatników VAT, czyli tak zwana Biała lista.

Znajdziesz tam takie informacje o kontrahencie, jak:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy
• czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT
• czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym cię okresie (wskazujesz datę)
• data rejestracji jako podatnika VAT
• data i powód jego wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji – jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym
• numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie wpłacisz należności

Do wyszukiwarki wpisujesz jedną z trzech danych: numer konta, NIP lub REGON.

Sprawdzaj czy rachunki kontrahenta znajdują się w Wykazie. Wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na rachunek spoza Białej listy naraża cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z transakcji. W razie sporu kluczowe jest przedstawienie dowodów na zachowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahenta. Możesz na przykład wydrukować dane z Białej listy na dzień dokonania płatności i zachować w dokumentacji.

Informacje o kontrahencie z urzędu skarbowego

Bezpośrednio w urzędzie skarbowym sprawdzisz, czy twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. Ograniczysz dzięki temu ryzyko odpowiedzialności solidarnej za jego zobowiązania podatkowe.

Na twój wniosek urząd wyda zaświadczenie, czy twój kontrahent:

• składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany
• zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany
• zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.

Z wnioskiem do urzędu skarbowego o uzyskanie tych informacji może wystąpić każdy kontrahent podatnika. Ale uwaga! Musisz być stroną transakcji. Nie możesz wnioskować o dostęp do informacji na temat przyszłego czy potencjalnego kontrahenta.

Niestety, wielu przedsiębiorców ma problem z weryfikacją zagranicznych kontrahentów, zwłaszcza tych spoza Unii Europejskiej.

Wykaz podatników VAT UE

Jeśli twój kontrahent ma siedzibę w innym kraju UE, sprawdź jego dane w systemie informatycznym VIES (VAT Information Exchange System), czyli wyszukiwarce prowadzonej przez Komisję Europejską. Zweryfikujesz w niej, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. To konieczne, by zastosować do tych transakcji stawkę 0% VAT. W tym rejestrze wyszukasz daną firmę po numerze NIP działalności gospodarczej i kraju w którym jest zarejestrowana. W wyszukiwarce podaj państwo członkowskie Unii Europejskiej, z którego pochodzi przedsiębiorca oraz jego numer VAT UE (odpowiednik NIP).

Jeżeli klient twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja online za pomocą VIES, możesz zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.

Większość państw wchodzących w skład Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) posiada bezpłatny dostęp do rejestrów udostępnionych na stronach internetowych, gdzie są udostępnione podstawowe informacje na temat przedsiębiorstwa. Dodatkowo bardzo ważne są również rejestry podmiotów znajdujących się w upadłości lub likwidacji.

Informację o zagranicznych kontrahentach możesz również uzyskać przy pomocy:

• wywiadowni gospodarczych;
• polskich konsulatów;
• zagranicznych izb handlowych z siedzibą w Polsce.

Warto sprawdzać także informację o zadłużeniu firmy

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

To państwowa instytucja prowadzona przez Krajowy Rejestr Sądowy. Dłużnicy wpisywani są z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu.

Żeby odnaleźć firmę w rejestrze dłużników niewypłacalnych musisz znać numer RDN, czyli numer, pod którym dłużnik został wpisany do rejestru. Jeżeli go nie znasz, musisz złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS. Centralna Informacja wydaje zaświadczenia, czy dany podmiot znajduje się w RDN i pod jakim numerem lub numerami go zarejestrowano. W wydanym zaświadczeniu wskazuje wszystkie numery RDN dłużnika.

Biura Informacji Gospodarczej (BIG)

Dane na temat kondycji finansowej kontrahenta uzyskasz też w Biurach Informacji Gospodarczej (BIG). W Polsce funkcjonuje kilka biur prowadzonych przez prywatne podmioty. Ich usługi są płatne, a cena zależy od zakresu usług.

• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) prowadzi Rejestr Dłużników BIG. Umożliwia dostęp do baz Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich. Wspiera procesy windykacyjne. Potwierdza wiarygodność finansową klientów i kontrahentów i pozwala zweryfikować status płatniczy firmy.
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA obsługuje wszystkie podmioty gospodarcze – od jednoosobowych firm, poprzez małe i średnie przedsiębiorstwa po wielkie korporacje. KRD BIG SA stworzył system wymiany informacji gospodarczych łączący wszystkie gałęzie gospodarki. Z usług Krajowego Rejestru Długów mogą korzystać także osoby fizyczne, gminy i wtórni wierzyciele.
• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. wspiera przedsiębiorców w zakresie prewencji oraz zarządzania należnościami.
• KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej jest częścią międzynarodowej Grupy Deltavista. Współpracuje z biurami z Europy Zachodniej. Informacje o nierzetelnych płatnikach ujawnione w KBIG są udostępniane także na rynkach zagranicznych.
• Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych powstała z myślą o wspieraniu rynku telekomunikacyjnego oraz bezpieczeństwie transakcji finansowych.

Większość przedsiębiorców, którym do tej pory udawało się unikać problemów, uważają, że weryfikacja przyszłym partnerów jest niepotrzebnym wydatkiem. Niestety, nie jesteśmy w stanie uchronić się przed wszystkim. Koszty raportów nie są duże, a mogą zapewnić bezpieczeństwo Twojej firmie. Włączenie do swoich standardowych procedur weryfikacji partnerów biznesowych to gwarancja sukcesu i najpewniejszy sposób na uniknięcie poważnych strat.